Wniosek o dofinansowanie ZUS na BHP — 6 błędów, przez które firmy odpadają

Wniosek o dofinansowanie ZUS na poprawę BHP najczęściej przepada nie przez słaby pomysł, ale przez formalności: zły podpis, brak oceny ryzyka albo ofertę bez wymaganych danych. Dotyczy to każdego płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe, także małej firmy. Podstawą programu jest art. 37 ust. 2 pkt 1 ustawy wypadkowej, a szczegóły ustala regulamin każdego konkursu.

Kolejny nabór nie został jeszcze ogłoszony (stan na 23 października 2026 r.). W dwóch ostatnich edycjach wnioski przyjmowano od końca lutego do końca marca, więc dokumenty warto zbierać już teraz. Poniżej zebraliśmy 6 błędów opisanych na podstawie regulaminu konkursu nr 2026.01. Nowy regulamin może się różnić, dlatego po ogłoszeniu sprawdź go jeszcze raz.

1. Zaległości i warunki, których nie sprawdzono przed złożeniem

Zanim zaczniesz wypełniać formularz, sprawdź, czy firma w ogóle może wystartować. Regulamin (§ 6 ust. 1) wymaga, żeby wnioskodawca:

• nie zalegał ze składkami ZUS ani z podatkami,
• nie był w upadłości, likwidacji ani postępowaniu układowym,
• nie dostał całego poprzedniego dofinansowania wcześniej niż 3 lata przed złożeniem wniosku.

Brak zaległości w składkach ZUS może sprawdzać wielokrotnie, aż do końca procedury. Zaświadczenie z urzędu skarbowego nie może być starsze niż miesiąc przed dniem złożenia wniosku.

2. Zły formularz, podpis albo kanał wysyłki

Tu odpada najwięcej wniosków, bo takich błędów nie da się poprawić. Wniosek złożony przed terminem lub po nim, na niewłaściwym formularzu albo bez liczby kontrolnej nie podlega rozpatrzeniu (§ 4 ust. 9).

• Wypełnij wyłącznie edytowalny formularz PDF z www.zus.pl/prewencja.
• Podpisz go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpis o mocy podpisu własnoręcznego, kupowany u certyfikowanego dostawcy). Podpisują osoby uprawnione według KRS, CEIDG albo pełnomocnictwa.
• Wyślij wniosek przez prewencja.zus.pl i pobierz potwierdzenie złożenia.
• Wnioskuj o co najmniej 15 000 zł, bo mniejszy wniosek nie będzie rozpatrzony (§ 5 ust. 2–3).

3. Ocena ryzyka zawodowego, która nie spełnia wytycznych

Do wniosku dołączasz ocenę ryzyka dla wszystkich stanowisk objętych projektem. Musi ona zawierać elementy z załącznika nr 7, czyli Wytycznych do opracowania oceny ryzyka zawodowego (§ 6 ust. 12 pkt 8). Ogólny dokument sprzed lat, bez zagrożeń, których dotyczy projekt, nie wystarczy.

• Przy części działań Katalog wymaga też pomiarów z akredytowanego laboratorium.
• Przy pracy fizycznej może być potrzebna ocena obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego lub wydatku energetycznego (załącznik nr 8).
• Dołącz zdjęcia stanowisk, na których nie widać twarzy pracowników.

Jak przygotować dobrą ocenę, opisaliśmy w artykule Ocena ryzyka zawodowego: jak zrobić ją dobrze.

➡️ Gotowe oceny ryzyka zawodowego dla ponad 100 stanowisk kosztują w naszym sklepie 59 zł, np. ocena ryzyka dla magazyniera. Zobacz wszystkie oceny ryzyka. Metody oceny obciążeń znajdziesz w kategorii Obciążenia mięśniowo-szkieletowe.

4. Oferty handlowe bez wymaganych danych

Na każde działanie potrzebujesz oferty imiennie skierowanej do Twojej firmy (§ 6 ust. 12 pkt 13). Ogólny cennik ze strony dostawcy nie spełnia wymagań. Oferta na zakup musi zawierać m.in.:

• nazwę, typ i model sprzętu oraz ceny brutto,
• zapis, że sprzęt jest fabrycznie nowy, i rok produkcji nie wcześniejszy niż rok przed złożeniem wniosku,
• parametry techniczne, czas dostawy, warunki gwarancji i serwisu (albo adnotację „nie dotyczy”).

ZUS nie finansuje dostawy, uruchomienia, serwisu, szkoleń ani dojazdów (§ 5 ust. 9). Jeśli są w ofercie, wyodrębnij je i nie wliczaj do budżetu. Montaż wpisz jako osobną czynność z kosztorysem.

5. Projekt spoza Katalogu albo z niejasnymi celami

Dofinansowanie obejmuje tylko działania z Katalogu działań. Projekt musi zawierać inwestycję, a doradztwo jest jedynie dodatkiem do 5 000 zł. ZUS pokrywa do 80% wartości projektu, maksymalnie 345 000 zł na inwestycje i 350 000 zł razem z doradztwem. Resztę, czyli co najmniej 20%, płacisz sam.

Merytorycznie wniosek oceniają eksperci CIOP. Patrzą, czy cele są mierzalne i czy działania odpowiadają zagrożeniom na stanowisku. Zero punktów w którymkolwiek kryterium oznacza wykluczenie (§ 8 ust. 6). Zaplanuj też realny czas realizacji: od 3 do 6 miesięcy.

6. Źle wykorzystane wezwanie do uzupełnienia braków

Jeśli ZUS znajdzie braki, wezwie Cię do ich usunięcia w ciągu 14 dni (§ 7). To jedyna szansa:

• poprawiasz tylko to, co wskazano w wezwaniu, i nie zwiększasz kwoty,
• na formularzu zaznaczasz „Korekta wniosku” i wysyłasz go przez prewencja.zus.pl,
• jeśli przy korekcie pojawią się nowe braki, wniosek zostaje wykluczony.

➡️ Chcesz, żeby ktoś sprawdził wniosek przed wysłaniem? Zobacz nasze doradztwo BHP.

Najczęstsze pytania

Kiedy będzie kolejny nabór wniosków do ZUS?

ZUS jeszcze go nie ogłosił (stan na 23.10.2026). Ostatni nabór trwał od 23 lutego do 24 marca 2026 r. Termin pojawi się na zus.pl i w BIP ZUS.

Czy mała firma może dostać dofinansowanie?

Tak. Wniosek może złożyć każdy płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe, który spełnia wymagania formalne, niezależnie od wielkości firmy.

Czy po wysłaniu wniosku można go poprawić?

Do końca naboru możesz anulować wniosek i złożyć nowy, dołączając oświadczenie o anulowaniu. Później poprawiasz go tylko raz, na wezwanie ZUS.

Ile trzeba dołożyć z własnych pieniędzy?

ZUS pokrywa do 80% wartości projektu, więc co najmniej 20% płaci firma. Koszty dostawy, uruchomienia czy szkoleń w ogóle nie są finansowane.

Podsumowanie

Przed naborem sprawdź zaległości, zamów kwalifikowany podpis, zaktualizuj oceny ryzyka, zbierz imienne oferty i wybierz działania z Katalogu. Więcej o programie przeczytasz w naszym tekście Dofinansowanie ZUS na poprawę BHP — wyniki konkursu i jak przygotować się na 2027.

Źródło: Regulamin konkursu ZUS nr 2026.01 (BIP ZUS), strona konkursu na zus.pl, SEKA: Dofinansowanie dla dobrze przygotowanych.

e-BHPomoc.pl pomaga firmom przygotować wniosek o dofinansowanie ZUS: od oceny ryzyka po sprawdzenie załączników. Skontaktuj się z nami, zanim ruszy nabór.