Postępowanie powypadkowe krok po kroku — co musi zrobić pracodawca po wypadku przy pracy

Postępowanie powypadkowe to kilka obowiązków, które masz jako pracodawca od chwili wypadku: udzielić pomocy, zabezpieczyć miejsce, powołać zespół powypadkowy, w ciągu 14 dni sporządzić protokół, a potem wpisać wypadek do rejestru i wysłać kartę do GUS. Podstawą jest art. 234 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy. Jesienią i zimą, gdy jest ciemniej i bardziej ślisko, warto mieć ją pod ręką.

Poniżej zebraliśmy 6 kroków w kolejności, w jakiej trzeba je wykonać.

1. Pomoc poszkodowanemu i zabezpieczenie miejsca wypadku

Pierwszy obowiązek z art. 234 § 1 Kodeksu pracy to usunąć lub ograniczyć zagrożenie i zapewnić pierwszą pomoc. Pracownik, który uległ wypadkowi, powinien od razu poinformować przełożonego, jeśli pozwala mu na to stan zdrowia.

Do czasu ustalenia przyczyn zabezpiecz miejsce wypadku (§ 3 rozporządzenia):

• nie wpuszczaj tam osób postronnych,
• nie uruchamiaj bez potrzeby maszyn zatrzymanych po wypadku,
• nie przestawiaj maszyn ani przedmiotów, które spowodowały wypadek.

Zmiany są dopuszczalne tylko wtedy, gdy trzeba ratować ludzi lub mienie albo zapobiec dalszemu niebezpieczeństwu.

➡️ Sprawdź, czy masz wyznaczone osoby do pierwszej pomocy. Pomoże w tym bezpłatny wykaz pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy, a dla zespołów mieszanych dwujęzyczna instrukcja PL/UA — Pierwsza pomoc za 49 zł.

2. Zawiadomienie PIP i prokuratora przy ciężkich wypadkach

Jeśli wypadek jest śmiertelny, ciężki lub zbiorowy, musisz niezwłocznie zawiadomić okręgowego inspektora pracy i prokuratora (art. 234 § 2 KP). Według ustawy wypadkowej (art. 3 ust. 4–6):

• śmiertelny to wypadek, po którym poszkodowany zmarł w ciągu 6 miesięcy,
• ciężki to wypadek z ciężkim uszkodzeniem ciała, np. utratą wzroku, słuchu albo trwałą niezdolnością do pracy w zawodzie,
• zbiorowy to wypadek, w którym w tym samym zdarzeniu ucierpiały co najmniej dwie osoby.

W takich przypadkach na uruchomienie maszyn i zmiany w miejscu wypadku zgadzasz się dopiero po uzgodnieniu z inspektorem pracy i prokuratorem. Brak zawiadomienia albo ukrywanie wypadku to wykroczenie z art. 283 § 2 pkt 6 KP, za które grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł. Więcej o nowych uprawnieniach inspekcji przeczytasz w tekście o reformie PIP.

3. Zespół powypadkowy — kto w nim zasiada

Okoliczności i przyczyny wypadku ustala dwuosobowy zespół powypadkowy, który powołujesz Ty (§ 4–6 rozporządzenia):

• zwykle: pracownik służby BHP i społeczny inspektor pracy,
• gdy nie masz służby BHP: Ty, pracownik, któremu powierzyłeś zadania służby BHP, albo specjalista spoza firmy,
• gdy nie działa społeczna inspekcja pracy: przedstawiciel pracowników z aktualnym szkoleniem BHP,
• w bardzo małej firmie, gdy nie da się zebrać takiego składu: Ty i specjalista spoza firmy.

Zespół ogląda miejsce wypadku i maszyny, robi szkic lub zdjęcia, wysłuchuje poszkodowanego i świadków, zasięga opinii lekarza i ocenia, czy zdarzenie jest wypadkiem przy pracy. Wypadek przy pracy to nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, które spowodowało uraz lub śmierć i ma związek z pracą (art. 3 ust. 1 ustawy wypadkowej). Koszty postępowania ponosi pracodawca (art. 234 § 4 KP).

4. Protokół powypadkowy w 14 dni

Zespół sporządza protokół nie później niż w 14 dni od zawiadomienia o wypadku (§ 9 rozporządzenia), na urzędowym wzorze. Jeśli termin się nie uda, w protokole trzeba wpisać przyczynę opóźnienia.

• Przed zatwierdzeniem zespół zapoznaje poszkodowanego z protokołem i poucza go, że może zgłosić uwagi i zastrzeżenia (§ 11).
• Jeśli zespół uzna, że to nie był wypadek przy pracy, musi to szczegółowo uzasadnić i wskazać dowody (§ 12).
• Zatwierdzasz protokół w ciągu 5 dni od jego sporządzenia albo zwracasz go do uzupełnienia (§ 13).
• Zatwierdzony protokół niezwłocznie doręczasz poszkodowanemu, a przy wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym także inspektorowi pracy (§ 14).

Protokół jest podstawą do świadczeń z ZUS, np. jednorazowego odszkodowania.

5. Rejestr wypadków, karta do GUS i archiwum

Po zatwierdzeniu protokołu zostają formalności:

• Rejestr wypadków przy pracy prowadzisz na podstawie wszystkich protokołów (art. 234 § 3 KP, § 16 rozporządzenia). Wpisujesz m.in. miejsce i datę wypadku, skutki, datę protokołu i liczbę dni niezdolności do pracy.
• Statystyczną kartę wypadku (Z-KW) przekazujesz elektronicznie przez portal sprawozdawczy GUS w ciągu 14 dni roboczych od zatwierdzenia protokołu, a jej część II uzupełniającą najpóźniej po 6 miesiącach (rozporządzenie w sprawie statystycznej karty wypadku, § 5). Firma z najwyżej 5 pracującymi może wysłać kartę papierową do Urzędu Statystycznego w Gdańsku.
• Protokół z całą dokumentacją przechowujesz przez 10 lat (art. 234 § 3¹ KP).

➡️ Nie masz jeszcze rejestru? Pobierz bezpłatny wzór rejestru wypadków przy pracy. Więcej gotowych druków znajdziesz w kategorii Darmowe wzory BHP.

6. Wnioski po wypadku i aktualizacja oceny ryzyka

Zespół wskazuje środki profilaktyczne, w szczególności wynikające z oceny ryzyka zawodowego na stanowisku, na którym doszło do wypadku (§ 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia). Masz też obowiązek systematycznie analizować przyczyny wypadków i stosować środki zapobiegawcze (art. 236 KP).

• Wdróż zalecenia z protokołu i wyznacz osobę odpowiedzialną oraz termin.
• Zaktualizuj ocenę ryzyka stanowiska i poinformuj o zmianach pracowników. Zobacz, jak zrobić ocenę ryzyka dobrze.
• Sprawdź instrukcje i szkolenia na tym stanowisku.

➡️ Gotowe oceny ryzyka zawodowego dla ponad 130 stanowisk kosztują 59 zł, a komplet dokumentów dla branży znajdziesz w pakietach BHP dla firm.

Najczęstsze pytania

Ile jest czasu na sporządzenie protokołu powypadkowego?

14 dni od dnia, w którym otrzymałeś zawiadomienie o wypadku. Pracodawca zatwierdza protokół w ciągu kolejnych 5 dni.

Kto ustala przyczyny wypadku w małej firmie bez służby BHP?

Zespół z Tobą albo pracownikiem z powierzonymi zadaniami BHP lub specjalistą z zewnątrz oraz przedstawicielem pracowników. Gdy nie da się zebrać takiego składu, zespół tworzysz Ty i specjalista spoza firmy.

Czy każdy wypadek trzeba zgłosić do PIP?

Nie. Niezwłoczne zawiadomienie inspektora pracy i prokuratora dotyczy wypadków śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych. Każdy wypadek przy pracy wpisujesz natomiast do rejestru i zgłaszasz kartą Z-KW do GUS.

Podsumowanie

Po wypadku przy pracy: pomoc i zabezpieczenie miejsca, zawiadomienie PIP i prokuratora przy ciężkich zdarzeniach, zespół powypadkowy, protokół w 14 dni, rejestr i karta Z-KW, a na koniec wnioski i nowa ocena ryzyka. Spisz tę procedurę teraz i wskaż, kto w firmie za co odpowiada, bo po wypadku nie będzie na to czasu.

Potrzebujesz specjalisty do zespołu powypadkowego albo pomocy przy protokole? Skontaktuj się z nami.