Elektroniczne potwierdzenie szkolenia wstępnego BHP — co zmieniły przepisy

Tak, od 12 grudnia 2025 r. pracownik i kierownik mogą potwierdzić szkolenie wstępne BHP elektronicznie, a nie tylko podpisem na papierowej karcie. Elektroniczne potwierdzenie szkolenia wstępnego BHP wprowadziło rozporządzenie MRPiPS z 24 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1640), które zmieniło § 12 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP. Sam instruktaż odbywa się tak jak dotąd, zmienił się tylko sposób jego udokumentowania.

Dotyczy to każdego pracodawcy, który zatrudnia nowe osoby, a zwłaszcza firm z kadrami prowadzonymi w systemie elektronicznym. Poniżej zebraliśmy 5 obszarów, które warto uporządkować, zanim pierwsza karta trafi do akt w nowej postaci.

Źródło: Dz.U. 2025 poz. 1640 (tekst rozporządzenia)

1. Co dokładnie się zmieniło

Pracodawca musi przeszkolić pracownika przed dopuszczeniem go do pracy (art. 237³ § 2 Kodeksu pracy). Szkolenie wstępne to instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy, a ich odbycie potwierdza się w karcie szkolenia wstępnego. Nowe brzmienie § 12 ust. 1 mówi, że potwierdzenie może mieć postać papierową lub elektroniczną.

• Pracownik potwierdza odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego.
• Kierownik komórki organizacyjnej potwierdza przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego i dopuszczenie pracownika do pracy na danym stanowisku.
• Postać papierowa oznacza jak dotąd podpis na karcie szkolenia wstępnego.

Źródło: Kodeks pracy w ISAP

2. Czego zmiana nie obejmuje

Wiele osób czyta tę zmianę jako zgodę na szkolenie wstępne online. To błąd. Przepis dotyczy wyłącznie sposobu potwierdzenia, a nie sposobu prowadzenia instruktażu.

• Instruktaż stanowiskowy nadal prowadzi się na stanowisku pracy: z pokazem, próbnym wykonaniem zadania i sprawdzeniem umiejętności.
• Karta szkolenia wstępnego nadal istnieje. Zmienia się tylko to, co znajduje się w miejscu podpisu.
• Szkolenia okresowe i zaświadczenia o ich ukończeniu pozostają bez zmian.

Jeśli prowadzisz instruktaż ogólny samodzielnie, gotowy materiał oszczędzi Ci czasu.

➡️ Prezentacja „Szkolenie wstępne BHP” (70 zł) prowadzi przez 11 tematów instruktażu ogólnego w kolejności zgodnej z ramowym programem. Pozostałe materiały znajdziesz w kategorii Prezentacje szkoleniowe BHP.

3. Jak udokumentować potwierdzenie elektroniczne

Rozporządzenie opisuje trzy kroki, które musisz wykonać, gdy wybierasz postać elektroniczną (§ 12 ust. 1b, 1c i 3):

• Adnotacja w karcie. W miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika wpisz adnotację, że potwierdzenie złożono elektronicznie.
• Dołączony dokument. Do karty dołącz dokument elektroniczny z potwierdzeniem albo jego odwzorowanie (np. wydruk).
• Akta osobowe. Kartę razem z tym dokumentem przechowuj w aktach osobowych pracownika.

W praktyce takim dokumentem może być np. plik PDF podpisany elektronicznie albo potwierdzenie wygenerowane w systemie kadrowym. Rozporządzenie mówi o „postaci elektronicznej”, a nie o „formie elektronicznej”, i nie wskazuje rodzaju podpisu. Dlatego zadbaj o to, żeby dokument jednoznacznie pokazywał, kto, kiedy i co potwierdził.

4. Ustal zasady w firmie

Zanim przejdziesz na nowy sposób, zapisz krótką procedurę. Dzięki temu kadry, kierownicy i służba BHP będą robić to samo, a inspektor pracy zobaczy spójną dokumentację.

• Określ, jaki dokument elektroniczny akceptujesz i z jakiego systemu pochodzi.
• Ustal treść adnotacji w karcie, tę samą dla wszystkich pracowników.
• Wskaż, kto dołącza dokument do akt i w jakim terminie.
• Pokaż nowe zasady kierownikom, którzy prowadzą instruktaż stanowiskowy.

Instruktaż stanowiskowy opiera się na instrukcjach BHP i ocenie ryzyka na danym stanowisku. Gotowe instrukcje BHP i oceny ryzyka zawodowego znajdziesz w sklepie. Jak przygotować dobrą ocenę, opisaliśmy we wpisie Ocena ryzyka zawodowego: jak zrobić ją dobrze.

5. Sprawdź dokumentację przed kontrolą

Karta szkolenia wstępnego to jeden z pierwszych dokumentów, o które prosi inspektor pracy. Po reformie PIP warto mieć porządek w dokumentacji BHP także wobec osób na umowach cywilnoprawnych, o czym pisaliśmy we wpisie Reforma PIP a BHP.

• Sprawdź, czy każda karta ma podpis albo adnotację w każdym wymaganym miejscu.
• Przy adnotacji upewnij się, że w aktach leży dołączony dokument lub jego wydruk.
• Nie mieszaj sposobów w jednym miejscu karty bez adnotacji, bo trudno będzie wykazać, kto potwierdził instruktaż.

Najczęstsze pytania

Czy szkolenie wstępne BHP można teraz przeprowadzić online?

Nie. Nowelizacja zmieniła tylko sposób potwierdzenia. Instruktaż stanowiskowy nadal odbywa się na stanowisku pracy.

Czy muszę przejść na potwierdzenie elektroniczne?

Nie. To możliwość, a nie obowiązek. Papierowa karta z podpisami jest nadal w pełni zgodna z przepisami.

Czy trzeba zmieniać karty podpisane przed 12 grudnia 2025 r.?

Nie. Nowe zasady dotyczą sposobu potwierdzania instruktażu. Karty podpisane wcześniej na papierze zostają w aktach w dotychczasowej postaci.

Czy zmiana dotyczy szkoleń okresowych?

Nie. Zmieniony § 12 dotyczy wyłącznie karty szkolenia wstępnego. Szkolenie okresowe potwierdza się zaświadczeniem, tak jak wcześniej.

Podsumowanie

Elektroniczne potwierdzenie szkolenia wstępnego BHP jest dopuszczalne od 12 grudnia 2025 r. Wymaga adnotacji w karcie, dołączenia dokumentu lub jego wydruku i przechowania wszystkiego w aktach osobowych. Instruktaż nadal prowadzisz tak jak dotąd, a kartę wypełniasz dokładnie tak samo starannie.

Chcesz uporządkować dokumentację szkoleń albo przygotować procedurę dla kadr? Skontaktuj się z nami.