Elektroniczne orzeczenie medycyny pracy od 18 października — co musi zrobić pracodawca

Od 18 października 2026 r. lekarz medycyny pracy wystawia orzeczenie z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych co do zasady w postaci elektronicznej, a papier zostaje tylko w kilku wyjątkach. Elektroniczne orzeczenie medycyny pracy trafia do systemu e-zdrowia i na Internetowe Konto Pacjenta pracownika, a Tobie przekazuje je przychodnia, z którą masz umowę. Zmianę wprowadziło rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 456), a 17 października skończył się sześciomiesięczny okres przejściowy.

Poniżej zebraliśmy pięć obszarów, które warto sprawdzić już w przyszłym tygodniu, żeby nowy obieg dokumentów nie zatrzymał przyjęć do pracy.

1. Co się zmienia od 18 października

Rozporządzenie weszło w życie 17 kwietnia 2026 r. Przez sześć miesięcy przychodnie mogły wydawać orzeczenia po staremu, na papierze. Ten okres minął, więc od teraz zasadą jest dokument elektroniczny.

• Orzeczenie elektroniczne lekarz zapisuje w Systemie Informacji Medycznej, czyli państwowym systemie e-zdrowia, i podpisuje elektronicznie.
• Pracownik widzi je na swoim Internetowym Koncie Pacjenta (IKP). Na jego żądanie lekarz wydaje wydruk z odręcznym podpisem.
• Papierowe orzeczenie jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy przychodnia nie ma dostępu do systemu teleinformatycznego.
• Zakres badań, skierowanie i sama decyzja lekarza o zdolności do pracy pozostają bez zmian.

Orzeczenia wydane przed 18 października zachowują ważność do daty kolejnego badania. Nikogo nie musisz wysyłać na badania tylko z powodu nowych przepisów.

Źródło: Dz.U. 2026 poz. 456 w ISAP.

2. Umowa z przychodnią medycyny pracy

To najważniejszy punkt dla działu kadr. Zgodnie z nowym § 3 ust. 4h rozporządzenia orzeczenie przekazuje Ci przychodnia (podstawowa jednostka służby medycyny pracy), w której odbyło się badanie, „w terminie i w sposób określonych w umowie”. Chodzi o pisemną umowę, którą pracodawca zawiera z przychodnią na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy.

• Sprawdź, czy Twoja umowa mówi, jak dostaniesz orzeczenie: e-mailem, przez portal przychodni albo w inny sposób.
• Ustal termin, np. ten sam dzień roboczy po badaniu, bo bez orzeczenia nie dopuścisz nowej osoby do pracy.
• Wskaż w umowie adres lub osobę po Twojej stronie, która odbiera orzeczenia.
• Jeśli umowa milczy na ten temat, poproś przychodnię o aneks jeszcze przed najbliższymi przyjęciami.

3. Dopuszczenie do pracy bez zmian

Forma dokumentu się zmienia, ale obowiązek zostaje ten sam. Zgodnie z art. 229 § 4 Kodeksu pracy nie możesz dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia, które stwierdza brak przeciwwskazań na danym stanowisku.

• Nadal wystawiasz skierowanie na badania. Data skierowania jest teraz jednym z obowiązkowych elementów orzeczenia.
• W skierowaniu opisujesz stanowisko i czynniki szkodliwe, więc warto mieć je uporządkowane w jednym miejscu.
• Pilnuj dat kolejnych badań okresowych, bo e-orzeczenie samo nie przypomni Ci o terminie.

➡️ Terminy badań i szkoleń wygodnie śledzić w bezpłatnym Rejestrze ważności dokumentów pracowniczych, a do skierowań przyda się bezpłatny Rejestr czynników szkodliwych.

4. Co zobaczysz w orzeczeniu, a czego nie

Orzeczenie zawiera to, co potrzebne pracodawcy: stanowisko, wynik (zdolny, niezdolny albo utrata zdolności do dotychczasowej pracy), datę następnego badania okresowego i informację, czy pracownik potrzebuje okularów korygujących wzrok do pracy.

• Zalecenia indywidualne, także dotyczące zdrowia poza pracą, lekarz wydaje wyłącznie pracownikowi. Nie trafiają do pracodawcy.
• Gdy lekarz orzeka o konieczności przeniesienia na inne stanowisko (np. z powodu szkodliwego wpływu pracy na zdrowie), może dodać zalecenia dla pracodawcy dotyczące dostosowania stanowiska i zagrożeń.
• Takie zalecenie to sygnał, żeby wrócić do oceny ryzyka na tym stanowisku.

➡️ Jeśli Twoja ocena ryzyka jest nieaktualna, sprawdź gotowe oceny ryzyka zawodowego i nasz poradnik Ocena ryzyka zawodowego: jak zrobić ją dobrze.

5. Odwołanie i dokumentacja w kadrach

Ty i pracownik możecie odwołać się od orzeczenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Odwołanie składa się teraz za pośrednictwem przychodni, w której wydano orzeczenie, a nie „za pośrednictwem lekarza”.

• Zapisuj datę otrzymania orzeczenia, bo od niej liczy się termin na odwołanie.
• Ustal, gdzie przechowujesz orzeczenia w dokumentacji pracowniczej: jako plik w aktach elektronicznych czy jako wydruk w aktach papierowych.
• Podobną zmianę w kadrach opisaliśmy przy elektronicznym potwierdzeniu szkolenia wstępnego BHP. Warto wdrożyć obie zmiany za jednym razem.

Najczęstsze pytania

Czy pracownik musi przynieść orzeczenie do kadr?

Nie musi. Przy orzeczeniu elektronicznym przekazuje je pracodawcy przychodnia, w sposób ustalony w umowie. Pracownik może dodatkowo pobrać dokument z IKP albo poprosić o wydruk.

Czy stare papierowe orzeczenia są nadal ważne?

Tak. Orzeczenie wydane zgodnie z przepisami przed 18 października obowiązuje do daty kolejnego badania wpisanej w dokumencie.

Czy dostanę wyniki badań pracownika?

Nie. Orzeczenie mówi tylko, czy pracownik może wykonywać pracę na danym stanowisku. Wyniki badań i zalecenia indywidualne zostają u lekarza i pracownika.

Co, jeśli przychodnia nadal wydaje papier?

Papier jest dopuszczalny w wyjątkach, m.in. przy braku dostępu do systemu e-zdrowia. Jeśli dzieje się to stale, zapytaj przychodnię o przyczynę i o termin przejścia na e-orzeczenia.

Podsumowanie

Sprawdź umowę z przychodnią medycyny pracy, wyznacz osobę do odbioru orzeczeń, pilnuj dat badań i ustal sposób przechowywania dokumentów w aktach. To kilka godzin pracy, które oszczędzą Ci przestojów przy przyjęciach i pytań podczas kontroli. O tym, na co inspektorzy zwracają dziś uwagę, piszemy w artykule o reformie PIP.

Chcesz uporządkować dokumentację BHP i kadrową w firmie? Skontaktuj się z nami.

Źródła: Dz.U. 2026 poz. 456 (ISAP), pit.pl — Medycyna pracy tylko elektronicznie od 18 października 2026, Rynek Zdrowia — Nowe zasady w medycynie pracy od 18 października.